Vyúčtovanie pokladne SK manažéra
Manažér smie vykonávať drobné povolené nákupy v hotovosti, ktoré pravidelne každý mesiac vyúčtuje v tabuľke "Vyúčtovanie manažéra".
- Vyúčtovanie a evidencia blokov k nákupom v hotovosti Hotovosť do pokladne čerpá manažér z ktorejkoľvek predajne.
- Predajňa vydá výdavkový pokladničný doklad, manažér si vezme kópiu výdavkového dokladu. Zároveň si rovno vypíše aj príjmový doklad do svojej pokladne.
- V priebehu mesiaca si manažér nákupy eviduje v tabuľke a zároveň odkladá všetky bloky s uskutočnenými výdajmi, ktoré si bude mesačne vyúčtovávať vždy k poslednému dňu v mesiaci.
- Nákupy v hotovosti s pokladničným dokladom od obchodníka, t.j. bez vystavenia faktúry, môžu byť do maximálnej výšky 400,- Eur. K nákupu nad 400,- Eur musí byť vystavená aj faktúra,
príp. treba nákup rozdeliť na viac blokov ak obchodník nevie vystaviť faktúru.
- Každý doklad manažér vlastnoručne podpíše, zvýrazňovačom zvýrazní dátum nákupu, a dopíše stručný popis (ak doklad súvisí s výdajom za auto, tak uviesť ŠPZ auta, týka sa aj dokladu za parkovné)
- Po ukončení mesiaca sa bloky posielajú poštou na centrálu do Ružomeberka p.Letoštiakovej (ekonomické oddelenie).
Pri schvaľovanej platbe ďalšou kompetentnou osobou uviesť meno osoby ktorá výdaj schválila
- Tabuľka sa odosiela e-mailom p. Letoštiakovej (ekonomické oddelenie).
- K blokom za nákupy priloží manažér aj bloky za platby PHM vykonané firemnou CCS kartou. Tieto nákupy sa neevidujú v tabuľke s vyúčtovaním.
- Všetky tuzemské nákupy môžu byť vykonané iba v hotovosti, platby súkromnou platobnou kartou nie je možné vyúčtovať ako firemný nákup.
Platby v zahraničí, t.j. mimo územie Slovenska - je možné vyúčtovať platby súkromnou platobnou kartou, ale výhradne iba pri zahraničných služobných cestách a to iba platby za parkovné, cestovné a noclažné, POZOR tieto platby sa dajú zaúčtovať iba do CP (cestovného príkazu), t.j. tieto výdaje sú zahrnuté v CP. Nevyúčtovávajú sa cez pokladňu, t.j. tieto platby nepatria do tohto vyúčtovania (platby za ubytovanie, aj tuzemské, platené napr. cez platformu Booking a pod, tiež musia byť vyúčtované v CP, aj v prípade platby súkromnou platobnou kartou)
Ideálne je vybrať si v predajni celú potrebnú sumu predpokladanú na výdaje na daný mesiac, prípadne môže byť aj dodatočný výber
Mínusový stav pokladne neprenášať do nasledujúceho mesiaca
Dolu vzor zdieľanej tabuľky, ktorú si každý manažér stiahne do svojho notebooku a používa ju na vyúčtovanie každý mesiac, celý rok sa eviduje v jednej tabuľke, do ktorej sa vkladajú listy na ďalšie mesiace (nezapisovať do zdieľanej tabuľky, slúži iba ako vzor)
Povolené výdaje manažéra :
Bloky výdaje parkovné POZOR! k parkovaciemu lístku musí byť vždy potvrdenka z parkovacieho automatu, v prípade že automat potvrdenku nevydá tak treba kontaktovať prevádzkovateľa automatu, parkovné nie je možné vyúčtovať bez účtovného dokladu
Výdaj na CP – cestovný príkaz – manažér si každý mesiac vyplatí sumu za svoj CP, príp, môže vyplatiť aj CP zamestnancom vyslaným na služobnú cestu (obvykle si zamestnanci vyplácajú CP z pokladne svojej predajne, pokiaľ nie je výdaj vyplatený najneskôr do 5 dní od uskutočnenia služobnej cesty a zaznamenaný v Odvode tržieb predajne, tak treba výdaj urobiť z pokladne manažéra). CP zamstnancov po dohode s K.Zvadovou ukladáme na jednotný disk, každý manažér má svoju zložku
Výdaje za servis a náhradné diely k služobnému mobilnému telefónu, notebooku, všetky podobné výdaje musia byť vopred schválené, o všetkých výdajoch sa vopred treba poradiť s M.Jókaiovou, ktorá školí regionálnych manažérov. Opravy a servisy sú povolené iba po schválení kompetentnou osobou firmy GATE, výdaje za auto schvaľuje B.Kajan, záručné a pozáručné opravy notebookov a mobilných telefónov zabezpečuje IT technik
nabíjačka k služobnému mobilu – povolený výdaj z pokladne manažéra bez schválenia
servis skenerov zabezpečuje IT oddelenie, výdaj za batérie k skenerom je povolený z pokladne manažéra bez schválenia
Povolené výdaje k služobnému autu :
PHM tankovanie -je možné platiť hotovosťou, v prípade prečerpania limitu na CCS karte, alebo nemožnosti zaplatiť CCS kartou, treba v takom prípade upovedomiť tech. manažéra v ktorého správe sú služobné vozidlá, B.Kajana
servis – pravidelný servis auta, výmena pneumatík,(POZOR iné servisné opravy a zakúpenie nových pneumatík - schválenie, resp. zakúpenie realizuje technický manažér B.Kajan
voda do ostrekovačov, nemrznúca zmes, odstraňovač hmyzu, rozmrazovacie prípravky, autolekárnička a iné potreby nevyhnutné k prevádzke vozidla (vône do auta a ostatná autokozmetika NIE, t.j. nie je možnosť uplatniť si vo firemných výdajoch)
pravidelné vonkajšie umytie auta, resp. umytie karosérie a podvozku
hĺbkové čistenie vozidla, tepovanie, iné náhradné diely a výbava iba po schválení kompetentnou osobou firmy GATE, t.j. technickým manažérom B.Kajanom
POZOR výdaj za auto nikdy nesmie byť vyúčtovaný z pokladne predajne cez Odvod tržieb ale iba cez pokladňu manažéra (info od tech.manažéra B.Kajana)
Výdaje pre predajne z pokladne manažéra:
v prípade, že manažér kupuje niečo nevyhnutné pre predajne tak na blok uvedie pre ktorú predajňu bol výdaj uskutočnený, príp. uvedie na blok viac predajní a rozpíše konkrétne položky na bloku, ak je na jednom bloku výdaj pre viac predajní
v prípade potreby vyššieho výdaja pre predajňu schvaľuje výdaj kompetentná osoba firmy GATE, väčšinou sa výdaj vyúčtuje z pokladne predajne
všetky výdaje manažéra a tiež výdaje na auto manažéra môžu byť vyúčtované iba cez pokladňu manažéra…nikdy nie z pokladne predajne…..manažér si môže peniaze vždy vziať z pokladne ktorejkoľvek predajne vo svojej krajine ako dotáciu svojej pokladne, vždy sa vyberie iba nevyhnutná, resp. predpokladaná výška hotovosti, nemusí to byť presná suma, môže byť zaokrúhlená, manažér môže mať miernu rezervu firemnej hotovosti (napr. v prípade potreby zaplatenia jednej nádrže PHM ak by nefungovala na čerpacej stanici platba CCS firemnou kartou, platba vlastnou súkromnou kartou nie je akceptovateľná)